Newsletter Software

Newsletter Software

Wenn du deine Kunden und Interessenten regelmäßig per E-Mail anschreiben möchtest, dann benötigst du eine Newsletter Software bzw. ein E-Mail Marketing Programm. Folgender Artikel zeigt dir die Details zu diesem Thema.

Die Newsletter Software, ist wie der Name schon sagt, für das Versenden von Newslettern gedacht. Also zum Beispiel dann wenn du deine Bestandskunden oder auch neue Interessen anschreiben und diese über deine Produkte, Dienstleistungen oder Neuigkeiten informieren möchtest.

Für Newsletter Software gibt es unzählige Anbieter am Markt. Dort einzeln drauf einzugehen, würde den Rahmen diesen Artikels sprengen. Auch sind diese Anbieter bis auf ein paar wesentliche Unterschiede alle gleich. Sinn und Zweck ist es ja erst mal nur, dass du eine Liste mit E-Mail Adressen hochladen und dann eine Text- oder HTML E-Mail versenden kannst. Ich werde jedoch am Ende eine paar Anbieter auflisten.

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Newsletter Software: Der Unterschied

Newsletter Software lässt sich in mehre Kategorien unterteilen. Denn es gibt verschiedene Möglichkeiten um Serienemails zu versenden, die je Ihre Vor- und Nachteile haben. Auf die 2 größten Unterschiede möchte ich mal eingehen.

Newsletter Software in der Cloud

Im Zeitalter der Digitalisierung rücken immer mehr Anbieter auf den Markt, die eine Newsletter Software in der Cloud anbieten. Der Vorteil ist recht simpel: Du musst dir keine Software herunterladen, nichts installieren sondern dich einfach nur bei einem Online Portal einloggen. Ein weiterer Vorteil ist zudem, dass du dich von jedem Ort der Welt in das System einloggen und wenn vorhanden, auch eine App dafür nutzen kannst. Auch Updates sind kein Problem. Diese spielt der Anbieter einfach in die Cloud ein und schon ist es für alle nutzbar.

Einige Cloud-Anbieter bieten Ihre Newsletter Software sogar kostenlos an, limitieren dann jedoch das Versandvolumen auf z. Bsp. 1000 E-Mails pro Monat oder es befindet sich Werbung in der Fußzeile der versenden Mails. Auch wenn Newsletter System nicht mehr sehr teuer sind, lohnt es sich vielleicht erst mal mit einer so genannten „Free Version“ zu starten.

Vorteile:

  • Login von überall möglich
  • Meist umfangreiche Statistiken
  • Fertige Newsletter vorlagen

Nachteile:

  • Meist als monatliches Abo
  • Versand nicht über den eigenen Server
  • Daten liegen beim Fremdanbieter

Newsletter Software zum installieren

Immer weniger findet man noch klassische Newsletter Software, die man sich entweder auf seinem PC oder einem eigenen Server installieren muss. Verständlicherweise, denn es ist danke der Clouds inzwischen viel zu kompliziert geworden Software lokal auf einem PC zu betreiben, zumal der PC dann auch immer an sein muss, während der Versand läuft.

Wenn du dennoch eine lokale Newsletter Software einrichten möchtest, dann läuft es meistens so, dass du dir das Programm online kaufen musst, anschließend herunterladen und installieren kannst. Der Versand läuft dann meisten über einen eigenen SMTP Server. Dazu musst du in der Regel nur den Postausgangsserver deines E-Mail Postfaches in der Software angeben. Anschließen kannst du dann eine Text oder HTML E-Mail erstellen, deine Adressen meist aus Excel importieren und den Versand starten.

Bei Newsletter Systemen die über den eigenen SMTP bzw. Postausgangsserver senden ist zu beachten, dass es bei deinem Anbieter keine Limitierung gibt. Dies würde zum Beispiel bedeuten, dass du innerhalb von 5 Minuten nur maximal 1000 Mails über deinen Account senden kannst. Wenn das der Fall ist muss entweder das Limit erhöht werden, oder der zeitliche Versandintervall jeder einzelnen Mail eingestellt werden. Bsp.: Alle 10 Sekunden eine Mail senden. Das lässt sich bei manchen Systemen einstellen. Die Software muss dann so lange auf bleiben, bis der Versand erledigt ist.

Vorteile:

  • Versand über eigenen SMTP Server
  • Keine Herausgabe der Daten
  • Meist nur einmalige Kosten

Nachteile:

  • Meist keine Statistiken
  • PC muss beim Versand immer an sein
  • Eventuelle Limitierung

Statistiken einer Newsletter Software

Wenn du regelmäßig Newsletter versendest, willst du selbstverständlich irgendwann auch mal wissen wie gut oder schlecht diese bei deiner Zielgruppe ankommt. Dafür gibt es Öffnungsraten und Klickraten die je einzeln messbar sind und sehr schnell darüber Einsicht geben, wie erfolgreich deine Mailkampagne war.

Die Öffnungsrate

Die Öffnungsrate deiner Newsletter Software zeigt dir an wieviel Prozent der Nutzer, denen du den Newsletter gesendet hast, diesen dann letztlich auch geöffnet und nicht einfach nur ungelesen gelöscht haben. Versendest du zum Beispiel an 1000 Empfänger und 300 davon öffnen die Mail, dann liegt die Öffnungsrate bei 30%, was durchschnittlich betrachtet schon ein ganz guter Wert ist.

Die Klickrate

Die Klickrate deiner Newsletter Software zeigt dir an wieviel Prozent der Gesamtempfänger einen Link in deinem Newsletter angeklickt haben. Nehmen wir wieder das Beispiel der 1000 Empfänger. Haben in diesem Fall zum Beispiel 150 Nutzer einen Link geklickt, dann liegt deine Klickrate bei 15%. Da in einem Newsletter meist mehrere Links enthalten sind, bieten einige System auch die Möglichkeit die Links einzeln nach Ihrer Klickrate auszuwerten.

Newsletter senden mit WordPress

Wenn du schon eine Webseite hast und diese im Idealfall auch mit WordPress läuft, dann kannst du dir auch deine eigene Newsletter Software mit der Hilfe eines Plugins (Newsletter für WordPress) einrichten. Das Plugin nutzt dafür die bereits bestehende Funktion zum Anlegen von Abonnenten in der WordPress Datenbank und verwendet diese als Empfänger. Der Vorteil ist, dass die Daten deiner Empfänger in diesem Fall auch auf deinem eigenen Webspace oder Server liegen und nicht in der Cloud.

Mit fast 700 Bewertungen im 5 Sterne Bereich ist das Plugin sehr beliebt und entspricht laut Angaben des Entwicklers auch den aktuellen Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die einfache Version ist kostenlos. Diese kann jedoch durch buchen der Premium Funktionen zum Beispiel mit Statistiken, weiteren Elementen und Schnittstellen zu anderen Systemen erweitert werden.

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„Tag“ oder „listenbasierte“ Empfängerliste

Ein wesentlicher Unterschied bei der Newsletter Software ist auch, ob die Empfänger „Tag“ oder „listenbasiert“ sind. Bei einer „tag-basierten“ Empfängerliste bestehen deutlich mehr Möglichkeiten von Ein- und Ausschlusskriterien beim Versand.

„Tag-basierte“ Empfängerliste

Bei der „tag-basierten“ Empfängerliste git es genau genommen keine unterschiedlichen Listen in denen die E-Mail Kontakte gespeichert sind. Alle Kontakte befinden sich in einer Liste, sind aber mit mind. einem oder mehreren „Tags“ versehen. Ein „Tag“ könnte zum Beispiel heißen „Interessent“. Selbstverständlich ist auch eine Kombination aus mehreren Tags möglich, die du einem Kontakt zuweisen kannst. Zum Beispiel: „Kunde“ & „Produkt A“.

Der große Vorteil von Tags besteht nun im Versand. Dort kann zum Beispiel definieren, dass die Newsletter Software das Mailing nur an Kontakte mit dem Tag „Kunde“ und „Produkt A“ sendet, die aber nicht mit Produkt B „getaggt“ sind. Das wäre dann eine ein Ausschlusskriterium. Im Endeffekt erreicht das Mailing, dann nur Kunden die Produkt A aber Produkt B noch nicht gekauft haben. Diese Kombination lassen sich zu ganz unterschiedlichen Konstellationen verbinden, und erlauben dir so einen sehr individualisierten und persönlichen Versand.

„Listen-basierte“ Empfängerliste

Bei der „Listen-basierten“ Empfängerliste befinden sich in der Newsletter Software tatsächlich mehrere Listen wie zum Beispiel eine Liste „Kunden“ und eine Liste „Interessenten“. Beim Versand wird dann pauschal entschieden an welche Verteilerliste das Mailing versendet werden soll. Ausschlusskriterien wären aber auch hier in einfacher Form möglich zum Bespiel durch das Festlegen der Regel, dass das Mailing nur an Empfänger der Liste „Kunden“ gesendet wird, welche nicht in der Liste „Interessenten“ vorhanden sind.

Anbieter für Newsletter Software

Nachfolgend möchte ich Ihnen eine Übersicht geben, welche Anbieter Ihnen eine Newsletter Software anbieten. Die Sortierung erfolgt alphabetisch und hat keinerlei Rangordnung.

AnbieterInstallation
ActiveCampaignCloudzum Anbieter
CleverReachCloudzum Anbieter
GetResponseCloudzum Anbieter
Klick-TippCloudzum Anbieter
MailchimpCloud
Newsletter2GoCloud
NewsletterWordPress Plugin
RapidmailCloud
SendBlasterLokal
SendinblueCloud

Sollte deiner Meinung nach in dieser Liste ein Anbieter fehlen, dann kommentiere diesen Beitrag und ich werde den Anbieter gerne einfügen. Leider ist es nicht möglich sämtliche Funktionen miteinander zur vergleichen, das sich die Systeme sehr schnell weiterentwickeln. Bitte informiere dich daher direkt auf der Webseite des Anbieters ob die Funktionen für dich genügen. Beachte ggf. auch ob das System auch Schnittstellen zu den bisherigen Systemen besitzt, die du derzeit verwendest.

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Entscheidungshilfen zur Wahl des Systems

Wenn du dich für eine Newsletter Software entscheidest, so kann die Wahl des richtigen Anbieters schwer fallen, weil es nun mal sehr viele Anbieter gibt und die Funktionen sehr ähnlich sind. Es gibt aber ein paar wichtige Merkmale, die es ggf. zu beachten gibt.

Kompatibilität und Schnittstellen
Bei der Auswahl des Systems sollte du bereits prüfen ob das Tool kompatibel ist oder Schnittstellen zu Systemen besitzt, mit denen du aktuell arbeitest oder zukünftig arbeiten willst. Wenn du zum Beispiel schon mit einem CRM System arbeitest, so wäre es sinnvoll eine Newsletter Software zu wählen, welche damit kompatibel ist. Das spart später jede Menge händische Arbeit bzw. Im- und Exporte.

Anzahl der Empfänger
Die Systeme haben deutliche Preisunterschiede bei der Anzahl der Empfänger. Meistens gibt es jedoch Staffelungen oder Limitierungen zum Beispiel bis maximal 10.000 Adressen. Oder du kannst innerhalb eines Monats maximal X Mails versenden. Prüfe daher schon im Vorfeld wie groß deine Verteilerliste ist und buche ein dazu passendes Paket.

Datenspeicherung
Bei Cloud-Systemen ist es nun mal so, dass die Daten nicht bei dir, sondern bei einem Fremdanbieter gespeichert sind. Du musst daher die grundlegende Entscheidung treffen ob es für dich in Ordnung ist, dass die Daten deiner Kunden und Interessenten in einer Cloud liegen oder ob du lieber ein lokales System verwenden möchtest.

Newsletter Builder & Vorlagen
Einige Systeme haben einen integrierten Newsletter Builder und Vorlagen, mit denen du dir ganz einfach deinen Newsletter zusammen klicken kannst. Und das ganz ohne technische Kenntnisse. Bei anderen System wiederum kannst du ggf. nur Text oder auch HTML einfügen. Dann machen Grundkenntnisse in HTML ggf. Sinn.

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